1. OBJETIVO Establecer la política y el procedimiento para el manejo de datos personales de trabajadores, contratistas, clientes, usuarios, distribuidores, proveedores y en general de aquellos que en el desarrollo de las actividades o plataformas tecnológicas de EGI STUDIO S.A.S, deriven un tratamiento de Datos Personales.
2. ALCANCE Esta política de Protección de Datos Personales aplica para el manejo de la información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las Bases de Datos de EGI STUDIO S.A.S o sus plataformas, que actÚa en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de esos datos personales.
3. MARCO NORMATIVO La normatividad relacionada con el tratamiento de datos personales: • Ley 1266 de 2008. Habeas Data Financiero • Ley 1581 de 2012. Régimen general de Protección de Datos Personales • Decreto 1377 de 2013. Reglamenta parcialmente Ley 1581 • Decreto 1074 de 2015, Cap. 26 Disposiciones generales de RNBD • Circular 02 del 3 de noviembre de 2015 • Decreto 886 de 2014. Reglamento Registro de Base de Datos
4. DEFINICIONES • Autorización del Titular: Consentimiento previo, informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información. • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita otorgada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento. • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que puede asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. • Dato PÚblico: Dato que no es semiprivado, privado o sensible (Ej. datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor pÚblico y aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna). • Dato privado: Dato que solo es relevante para su titular (Ej. fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida.) • Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pÚblica y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general (Ej. datos financieros y crediticios). • Dato Sensible: Son aquellos que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación. (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos). • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pÚblica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos personales. • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pÚblica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. • Tercero: Cualquier persona natural o jurídica distinta a las que pertenecen a EGI STUDIO S.A.S. • Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto del tratamiento • Transferencia: Hace referencia cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. • Tratamiento: Actividades sobre datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o destrucción.
5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES De acuerdo con la ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, se aplicarán los siguientes principios para el tratamiento de datos personales: • Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos • Principio de finalidad • Principio de libertad • Principio de veracidad o calidad. • Principio de transparencia • Principio de acceso y circulación restringida • Principio de seguridad • Principio de confidencialidad
6. INFORMACIÓN DE LA COMPAÑÍA Y COMPROMISO A continuación se relaciona la información de la compañía: EGI STUDIO SAS NIT. 901.077.151 - 3 Domicilio: Calle 7 No. 90 -64 Int. 10 Apto 235 Bogotá, D.C. - Colombia Correo electrónico: datospersonales@egistudio.com Páginas Web: www.egistudio.com https://geocollector.app EGI STUDIO S.A.S., en adelante (EGI STUDIO), se hace responsable del tratamiento de datos personales que aparezcan registrados en sus Bases de Datos y archivos de conformidad con lo establecido en la ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que lo cambien o complementen. Para efectos de alguna solicitud o reclamación relacionada con la presente política se pone a disposición el correo electrónico datospersonales@egistudio.com Los colaboradores de la compañía deben cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento establecido en este documento. La compañía debe inscribir las bases de datos que contengan datos personales sujetos a tratamiento en el Registro Nacional de Base de Datos RNBD.
7. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN EGI STUDIO, responsable por el tratamiento de datos Personales, utilizará los datos para el cumplimiento del objeto social de la compañía y específicamente para: • Proveer información acerca de nuestros productos y/o servicios y ejecutar los contratos suscritos con EGI STUDIO • Para el desarrollo de la relación comercial o laboral existente entre EGI STUDIO y el Titular • Para registro de datos en los sistemas de información de EGI STUDIO • Para evaluar la calidad del servicio • Promover, organizar y realizar ferias, exposiciones, eventos de carácter nacional e internacional • Realizar los registros contables y tributarios requeridos • Efectuar reportes a autoridades de control y vigilancia, entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas • Acercamiento, conocimiento y almacenamiento de datos de las partes para efectos de entablar una relación comercial, contractual, o la que derive del proceso de Registro o Apertura de Usuario dentro de las Plataformas Web de la empresa. • Solicitar o Agendar reuniones comerciales o estratégicas a efectos de consolidar las relaciones con prospectos colaboradores, proveedores y potenciales clientes. • Almacenar, bajo cuentas individuales, la información necesaria para la elaboración de estadísticas y estudios de mercado. • Envío y/o recepción de documentos o información entre el Usuario y la Plataforma con ocasión de los servicios ofrecidos. • Recolectar toda la información necesaria del servicio o bien, con el objetivo de realizar comparaciones de mercado • Estudiar y atender la(s) solicitudes de servicios solicitados por el Titular en cualquier tiempo. • Para conocer de manera suficiente al prospecto cliente y usuario de nuestros servicios, la valoración del riesgo presente o futuro, así como de las mismas relaciones y servicios. En consecuencia, para las finalidades descritas EGI STUDIO podrá: 1. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por el Titular en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente 2. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por el Titular. 3. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por el Titular, con cualquier información de que disponga legítimamente. 4. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral e históricamente completa el comportamiento del empleado. 5. Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por el Titular. 6. Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por el Titular para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de servicio, administración, seguridad o atención. Los datos serán utilizados exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al titular de datos personales. Los mecanismos a través de los cuales son almacenados estos datos son seguros y garantizan la confidencialidad de los mismos, debido a que se cuenta con los medios tecnológicos idóneos para impedir el acceso a éstos por parte de terceros no autorizados.
8. DESTINO DE LOS DATOS EGI STUDIO, le da los siguientes destinos a los datos personales. • Recolectar: Recopilación de información proveniente de la fuente de información o de manera directa suministrada por el titular de la información. • Almacenar: llevar la información recopilada a las bases de datos que se tengan de manera física o electrónica. • Usar: Utilización debida de la información o dato personal para los fines descritos en esta política. • Circular: Transmitir la información o dato que el titular haya autorizado para conocimiento de la empresa del grupo o de terceros clientes interesados.
9. DATOS SENSIBLES Se consideran datos sensibles aquellos relacionados con datos sobre: 1. Origen racial o étnico. 2. La orientación política. 3. Las convicciones religiosas o filosóficas, 4. La pertenencia a sindicatos. 5. Promoción de intereses de cualquier partido políticos o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición. 6. Pertenecer a organizaciones sociales de derechos humanos. 7. Datos relativos a la salud. 8. Datos relativos a la vida sexual. 9. Datos biométricos. Estos Datos Sensibles podrán no ser respondidos por el Titular, previa información de que no está obligado a suministrarlos. Sin embargo, el tratamiento que EGI STUDIO, dará será Única y exclusivamente la que el titular Autorice de manera voluntaria, expresa e inequívoca.
10. AUTORIZACIÓN El tratamiento de datos personales realizado por EGI STUDIO, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. La autorización podrá realizarse por medio de documento físico, electrónico, sitios web aceptando esta política y los usos y finalidades a las que están siendo sometidos sus Datos Personales, de manera verbal cuando se trate de videoconferencia, o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta y que además pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el titular de los datos autoriza el tratamiento, conoce y acepta que EGI STUDIO recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.
11. DERECHOS DE LOS TITULARES Los titulares de la información tratada por EGI STUDIO, tienen los siguientes derechos: • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. • Consultar y actualizar sus datos personales de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013. • Solicitar prueba de la autorización otorgada e información sobre los usos y las finalidades a las que están siendo sometidos sus Datos Personales. • Presentar quejas por infracciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de Datos Personales, previo reclamo dirigido a EGI STUDIO. • De acuerdo con el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales y su almacenamiento en bases de datos, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que impida el ejercicio de este derecho de supresión. • Para efectos de ejercer estos derechos, los Titulares de los datos personales se pueden contactar con EGI STUDIO, como responsable del tratamiento de la información, a través del correo electrónico datospersonales@egistudio.com, y seguir los procedimientos que se han dispuesto en nuestra política de tratamiento de Datos Personales publicada en la página web www.egistudio.com • Los demás derechos que sean conferidos por el Régimen de Protección de Datos Personales.
12. DEBERES DE EGI STUDIO, EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES EGI STUDIO, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales. EGI STUDIO se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada g) Rectificar la información cuando sea incorrecta h) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio con relación al cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales.
13. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN • Autorizaciones. La compañía solicita autorización escrita a todo proveedor, cliente o colaborador del cual realice el tratamiento de datos personales, siempre que sea persona natural, para que sus datos puedan ser tratados con la finalidad establecida. • Para consultas. El titular que desee realizar consultas sobre su información personal lo podrá hacer a través de los siguientes medios: Correo electrónico: datospersonales@egistudio.com ó por comunicación escrita dirigida al domicilio de la compañía. Para consultas el titular deberá indicar: • Nombre completo del titular • NÚmero de Identificación del titular • Correo electrónico en que recibirá su respuesta Las solicitudes presentadas a través de documento físico o correo electrónico serán tramitadas y las respuestas solo serán remitidas a la dirección electrónica autorizada por el cliente. Para el caso de causahabientes, se solicitará carta autenticada en la que los beneficiarios de ley den autorización a la persona a realizar consultas sobre los productos, copia de la cédula del autorizado a solicitar información, copia del acta de defunción, documento que soporte el parentesco. • Para Reclamos. Para realizar reclamos se procede mediante solicitud dirigida a EGI STUDIO, y debe contener: • Nombre completo del titular • Tipo de Identificación • NÚmero de Identificación del titular • Dirección • Correo electrónico en que recibirá su respuesta • Teléfono de Contacto • Datos Personales suministrados a EGI STUDIO, que son materia de reclamo • Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo • Documentos adjuntos (si aplica). O si lo prefiere podrá diligenciar el Formato para Reclamaciones en el Tratamiento de Datos Personales que suministra la compañía. Si se detecta que los datos no están completos se solicitará al interesado dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción del reclamo para que se hagan las correcciones necesarias. Tanto para consultas y para reclamos, la compañía responderá dentro de los ocho (8) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Los reclamos presentados por los titulares se deberán inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos
14. TRANSFERENCIA, TRASMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES La compañía podrá entregar los Datos Personales objeto de tratamiento a las siguientes personas: • Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales. • Entidades pÚblicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. • Terceros autorizados por el titular o por la ley. La compañía suministrará los datos personales a terceros siempre que cuenten con autorización del titular de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales.
15. VIGENCIA La presente política rige a partir del día 15 de diciembre de 2019, esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de EGI STUDIO, y será informada a través de la página web www.egistudio.com, o por cualquier otro medio disponible.